Co je CMS?

CMS, neboli Content Managment System
(Systémy pro správu obsahu).

Volně přeloženo podle So, what is a content managment system?

V tomto článku se soustředíme na správu obsahu na webu a pouze okrajově se dotkneme širších souvislostí v závěru tohoto dokumentu.

Podnikáte na webu?

Máte webové stránky na Internetu. Stránky se vyvíjeli přirozeně podle potřeby, ale přestože jsou velice užitečné, mají k dokonalosti daleko.

Velká část obsahu webových stránek je neaktuální nebo dokonce nesprávná (staré adresy, telefony apod.). V takové situaci je velice obtížné hledat jednotlivé stránky a údaje, aktualizace stránek je komplexní problém a aktualizace se protahuje.

Nejhorší je, že neexistuje žádný přehled o struktuře stránek webu a jejich provázání. Aktualizaci webu musí provádět zkušený odborník (webmaster) a požadavky na aktualizace se pak hromadí v důsledku prodlev, které pramení z této obtížnosti.

Co bylo na stránkách minulý týden nebo rok? To nedokáže nikdo říci. Tak nějak tušíte, že byste se mohli dostat do problémů, pokud by Váš správce webu odešel, ale nedokážete s tím nic moc dělat.

Naštěstí právě pro řešení těchto problémů byly CMS navrženy.

CMS: definice

Systémy pro správu obsahu (CMS - Content Managment System) umožňují vytvářet, spravovat, třídit, zveřejňovat a prohledávat firemní informace.

To zahrnuje kompletní životní cyklus stránky na webu, od poskytnutí jednoduchých nástrojů pro vytváření obsahu webu (on-line html editory), přes publikování na webu až po archivaci.

Dále CMS obsahují prostředky pro správu struktury webových stránek, správu zobrazení stránek v určených časech, správu navigace stránek pro návštěvníky a mnoho dalších nástrojů.

Všimněte se, že se stále soustředíme na nejobvyklejší oblast použití CMS: správu obsahu webu. Někdy se proto tyto systémy nazývají Systémy pro správu webu (WMS - Web Managment System).

Systémy CMS mohou být mnohem komplexnější než WMS, ale těmto rozdílům se prozatím nebudeme věnovat.

Výhody pro Vás

Existuje mnoho výhod, které CMS přináší do podnikání, jsou to například tyto

• Jednoduchý proces vytváření obsahu
• Kratší čas pro vytváření a změny obsahu
• Větší celistvost obsahu
• Zlepšení navigace webu
• Zvýšení pružnosti stránek
• Podpora decentralizovaného vytváření obsahu
• Zvýšená bezpečnost
• Snížení duplikací obsahu
• Větší možnosti růstu (firmy i webu)
• Snížení celkových nákladů

Kromě výše zmíněných výhod přináší CMS podporu pro cíle Vašeho podnikání a Vaše obchodní strategie. CMS může například pomoci zvětšit prodej, zvýšit spokojenost zákazníků, nebo napomáhat při komunikaci s veřejností.

Anatomie CMS

Funkce CMS (Content Managment System) můžou být rozděleny do následujících kategorií:

• Vytváření obsahu
• Správa obsahu
• Publikování
• Prezentace
  

Každá z těchto oblastí je rozebrána níže.

Vytváření obsahu

Hlavní součástí CMS, z pohledu vytváření obsahu, je jednoduché prostředí podobné textovému editoru Word. To poskytuje technologií nezatížené prostředí pro vytváření a aktualizaci obsahu, aniž byste potřebovali jakékoliv znalosti o HTML (jazyk, kterým jsou napsány webové stránky).

CMS dovoluje rovněž spravovat strukturu webových stránek. To znamená, kde se stránky objeví, kam vedou odkazy z nich a jak jsou mezi sebou provázány. Mnoho CMS systémů poskytuje jednoduchý způsob změny struktury stránek, bez narušení odkazů mezi jednotlivými stránkami.

Většina CMS systémů dnes již naštěstí poskytuje on-line prostředí pro tvobu obsahu, čímž se ještě více zjednodušuje implementace CMS do prostředí firmy a umožňuje aktualizace obsahu na dálku (díky internetu odkudkoliv na světě).

Právě tyto nástroje jsou klíčem úspěchu CMS systémů. Díky jednoduché údržbě může být obsah vytvářen přímo uvnitř firmy. Například, zatímco se můžete věnovat marketingovým aspektům Vašich stránek (reklamní texty, odborné články, propagační materiály), jiný z Vašich zaměstnanců může trvale udržovat aktuální katalog výrobků (což bývá spíše rutinní práce).

Správa obsahu

Jakmile je stránka vytvořena, je uložena v centrálním úložišti CMS systému. Zde je uložen veškerý obsah společně se všemi souvisejícími údaji.

Centrální úložiště přináší celou řadu výhod:

• Zaznamenávání vývoje stránek a udržování informací typu: jaké změny nastaly a kdo je provedl.
• Jistotu, že každý uživatel může měnit pouze stránky, ke kterým má mít přístup.
• Propojení se stávajícími informačními systémy a zdroji.

Ale hlavně, CMS umožňují rozsáhlou podporu workflow procesů (workflow lze volně přeložit jako "pracovní postup"). Nejlepší bude asi příklad:

Když je stránka vytvořena autorem, je automaticky předána ke schválení příslušnému redaktorovi. Po schválení je teprve zobrazena na webových stránkách (celý proces může procházet i několikanásobným schvalováním a editací).

V každém kroku řídí CMS status stránky, upozorňuje uživatele systému na potřebné kroky a zobrazuje úlohy tam, kde je potřeba.

Díky tomu může více autorů řídit obsah stránek při zachování přísné kontroly nad kvalitou, správností a soudržností webu. Pravidla pro workflow přináší pořádek do chaosu při manuálním způsobu zpracování informací.

Publikování

Takže, pokud se obsah stránek dostane do centrálního úložiště, může být publikován na Vašich stránkách a tedy na celém internetu.

CMS systémy poskytují výkonné prostředky, které umožňují, aby na veškerý zobrazovaný obsah byl použit stejný vzhled. Tím pádem dokonce může být stejný obsah zobrazen na různých webových stránkách.

Samozřejmě obvykle má každý web jiný vzhled, proto CMS oddělují obsah od vzhledu a ten aplikují nezávisle na obsahu. To umožňuje autorům soustředit se na obsah a vzhled nechat na CMS.

CMS zcela automatizují zveřejňování obsahu Vašich stránek.

Prezentace

Content Managment System dokáží poskytnout celou řadu nástrojů pro zlepšení kvality a efektivnosti stránek samotných.

Jako příklad můžeme uvést, že CMS dokáží vytvořit přehled o navigaci stránek (sitemap) přímo z obsahu webu.

Stejně tak usnadňují zajištění podpory pro nejrůznější prohlížeče nebo návštěvníky s omezenou schopností vnímání (zrakově postižení). CMS mohou udělat Váš web dynamický a interaktivní a tím zvýšit dopad Vašich stránek.

Více než jen web.

Doposud jsme se soustředili pouze na vytváření HTML obsahu firemního webu či intranetu. Přestože je to nejdůležitější a hlavní úlohou většiny CMS, některé z nich umí mnohem více.

Hlavní výhodou těch nejlepších systémů je takzvaný koncept "single source publishing" (publikování z jednoho zdroje), kdy je stejný obsah automaticky převáděn do různých formátů. To znamená vygenerování obsahu do různých tisknutelných formátů (PDF, RTF) nebo například do univerzálního datového formátu XML.

Závěrem

Tento článek si kladl za cíl představit CMS systémy a jejich možnosti. Díky mnoha různým CMS systémům nelze vyjmenovat všechny možnosti těchto systémů. Navíc mnoho výrobců CMS systémů nabízí úpravu systému podle přání zákazníka. V každém případě by Vám měl kvalitní CMS systém poskytnout:

• Jednoduché prostředí pro vytváření obsahu
• Přehledné tvoření struktury stránek
• Optimalizaci pro vyhledávací stroje (SEO)
• Možnost vytvoření zcela unikátních funkcí, podle Vašich představ

Na trhu je řada systémů, které jsou k dispozici zdarma. Bohužel většina z nich trpí jednou z následujících chyb:

1. Systém je příliš složitý a nepřehledný. Nabízí mnoho funkcí, které nikdy nepoužijete, ale zároveň nejste schopni si takový systém zprovoznit sami.
2. Systém je jednoduchý a přehledný, ale neobsahuje jednu či více funkcí, které potřebujete nutně.

Placené systémy nabízí možnost volby pouze těch modulů, které využijete a zároveň možnost vytvoření modulů na míru a to přímo tvůrci systému. Tím, že kupujete pouze to, co využijete, snižujete základní cenu systému (maximální poměr služba/cena, při zachování možnosti rozšíření) a zároveň snižujete celkové náklady na vlastnictví webu, neboť úprava systému může být provedena jeho tvůrci v kratším čase (a tedy levněji), jelikož systém znají.